Devis repas de groupe restaurant modèle : la trame à copier

Tu cherches un devis repas de groupe restaurant modèle pour arrêter de bricoler un mail différent à chaque demande ? Voici la structure à copier, les mentions qui protègent ta marge (acompte, menu, annulation) et la façon de suivre chaque groupe jusqu'à l'encaissement du solde.

Les repères juridiques ci-dessous viennent de sources professionnelles. Fais-les valider par ton expert-comptable ou ton conseil avant de figer tes CGV.

01Pourquoi un devis de groupe soigné protège ta marge

Un groupe de 30 personnes, c'est un service entier parfois réservé des semaines à l'avance. C'est aussi le type de réservation qui coûte le plus cher quand elle tourne mal : table vide, matières commandées pour rien, brigade mobilisée.

Un devis écrit, signé et accompagné d'un acompte règle trois problèmes d'un coup :

• le nombre de convives : tu factures sur une base minimum garantie ;
• le contenu de la prestation : menu, boissons, horaires, salle ;
• le sort de la réservation si le client renonce.

Sans cela, tu négocies au moment du dessert, ce qui est le pire moment.

02Le devis repas de groupe restaurant modèle : les blocs à copier

Voici la trame à enregistrer dans ton logiciel ou ton traitement de texte, puis à adapter.

1. En-tête et validité

• Raison sociale, forme juridique, SIRET, adresse, numéro de TVA.
• Date du devis et durée de validité (15 jours est un repère courant).
• Coordonnées du client : nom ou société, contact, adresse de facturation.

2. La prestation

• Date, heure d'arrivée, heure de fin de service.
• Salle privatisée ou non.
• Nombre de convives estimé et minimum garanti (« facturation sur la base de 28 couverts minimum »).
• Date limite de confirmation du nombre définitif (J-7 est fréquent).

3. Menu et boissons

Détaille chaque ligne avec sa TVA, car elle diffère selon la nature de la prestation :

Ajoute une ligne pour les menus alternatifs (végétarien, allergies) et précise que la liste des 14 allergènes est fournie ou tenue à disposition. Le détail de l'obligation est dans notre article sur les allergènes au restaurant.

4. Conditions financières

• Montant de l'acompte, avec le mot exact : « acompte » ou « arrhes ».
• Échéance et mode de paiement du solde.
• Pénalités de retard.
• Barème d'annulation (voir plus bas).

5. Signature

• Mention « Bon pour accord », date, signature et cachet du client.
• CGV jointes.
• Coordonnées du médiateur de la consommation si le client est un particulier.

03Acompte ou arrhes : écris le mot qui convient

Ce n'est pas un détail de vocabulaire. En vente à un particulier, toute somme versée d'avance est présumée être des arrhes (article L214-1 du Code de la consommation). Les conséquences sont très différentes :

En clientèle d'entreprise, une somme versée d'avance est généralement considérée comme un acompte, sauf mention contraire. Le plus sûr reste d'écrire noir sur blanc le terme choisi, sur le devis comme dans les CGV. Pour approfondir, cette page de L'Hôtellerie Restauration répond aux questions les plus courantes sur le sujet.

Une facture d'acompte doit comporter les mentions d'une facture classique, TVA comprise. Pour une prestation de services, la TVA devient exigible dès l'encaissement : elle est donc due sur l'acompte, pas seulement sur le solde.

04TVA : ventile le menu et les boissons

C'est l'erreur la plus fréquente sur les devis de groupe. Les repères à retenir :

• 10 % sur le repas servi à table et les boissons non alcoolisées ;
• 20 % sur les boissons alcoolisées, quel que soit le mode de consommation ;
• 20 % sur la location de salle ou de matériel seule, et sur les services annexes (animation, hôtesses).

Si ton menu inclut un verre de vin ou un apéritif, il faut séparer la part à 10 % de la part à 20 %. Un prix « tout compris » unique sur le devis te met en difficulté à la facturation.

Pour les repas d'affaires, l'entreprise cliente peut récupérer la TVA sous conditions : dépense dans son intérêt, facture à son nom, convives identifiés. Mets le nom exact de la société sur le devis dès le départ. Les règles précises sont à vérifier sur bofip.impots.gouv.fr.

05Conditions d'annulation : un barème à adapter

Le barème dépend de ta capacité à revendre la table et de tes achats. Voici un exemple de logique à ajuster, pas une règle :

Un barème plus dur que l'acompte n'a de sens que si le client l'a accepté par écrit. Fais relire cette partie avant de l'utiliser, surtout face à des particuliers.

06Exemple chiffré : un groupe de 30 convives

Un repas d'anniversaire dans ta salle, 30 convives, minimum garanti de 28.

Comment lire ce tableau :

• Le HT du menu se calcule en divisant le TTC par 1,10 : 1 020 / 1,10 = 927,27 €.
• Celui des boissons alcoolisées se calcule en divisant par 1,20 : 270 / 1,20 = 225 €.
• La TVA totale est de 92,73 + 8,18 + 45,00 = 145,91 €.

Soit 46 € TTC par convive. À titre de repère, l'observatoire GHR situe le ticket moyen à 23,5 € le midi et 30,4 € le soir : ton prix de groupe se compare à ce niveau, en tenant compte de l'apéritif et du vin inclus.

L'acompte : à 30 %, tu demandes 414 € TTC, le solde de 966 € étant dû le jour de la prestation.

Si 26 personnes seulement viennent : tu factures 28 × 46 = 1 288 € TTC, puisque le minimum garanti s'applique.

Ta marge : avec un coût matière de 30 % du HT (hypothèse à remplacer par tes vraies fiches techniques), tu dépenses 1 234,09 × 0,30 = 370,23 €. Ta marge brute est de 863,86 €, soit 70 % du HT. Pour sortir un prix par convive solide, pars du coût de revient réel de chaque plat et suis la méthode de fixation du prix de vente.

07Suivre la demande de groupe jusqu'à l'encaissement

Le devis n'est que le début. Les groupes se perdent entre deux mails sans relance, ou se retrouvent avec un solde oublié. Un suivi simple tient en sept statuts :

1. Demande reçue : date, contact, nombre approximatif, date souhaitée.
2. Devis envoyé : avec date de validité.
3. Relance : quelques jours après l'envoi si aucune réponse.
4. Devis signé et acompte encaissé : la date est bloquée en salle.
5. Nombre définitif confirmé : à J-7, menus spéciaux et allergies inclus.
6. Prestation réalisée : nombre réel de convives noté.
7. Solde facturé et encaissé : avec la facture au bon nom.

Pour chaque groupe, garde sous les yeux quatre informations : le montant du devis, l'acompte reçu, le solde restant et la prochaine échéance. Un tableur suffit pour deux ou trois groupes par mois. Au-delà, ou dès que plusieurs personnes de l'équipe répondent aux demandes, les oublis commencent.

08Comment le faire avec ROOT

ROOT propose un module de repas de groupe : tu prépares le devis, tu suis l'état de chaque demande et tu gardes l'historique au même endroit que le reste de ta gestion. Le coût matière du menu proposé s'appuie sur tes fiches techniques, donc sur des prix réellement à jour.

Concrètement, tu peux :

• partir de tes plats existants pour composer le menu du groupe ;
• vérifier le food cost et la marge avant d'envoyer le devis ;
• suivre chaque demande de la première prise de contact jusqu'au solde.

Si tu as plusieurs établissements, la même logique s'applique à chacun. Teste-la sur un vrai groupe à venir pendant l'essai gratuit de 14 jours.