Cadencier de commande restaurant : comment l'organiser en 6 étapes

Cadencier de commande restaurant, comment l'organiser ? Le plus simple : un cadencier par fournisseur, avec pour chaque produit une quantité de référence, un seuil de stock et un calendrier de commande clair. Voici la méthode pour y arriver, avec un exemple chiffré que tu peux reproduire dès cette semaine.

01Cadencier, mercuriale, bon de commande : ne mélange pas tout

Le cadencier est la liste des produits que tu commandes habituellement chez un fournisseur, avec leurs unités et leurs conditionnements. Il te sert à passer commande vite et sans oubli. Aucune loi ne l'impose : c'est un outil de gestion des achats.

Il ne remplace pas les autres documents :

• La mercuriale suit les prix des produits dans le temps. Le cadencier, lui, dit quoi commander et en quelle quantité. Pour la partie prix, on t'explique comment suivre ta mercuriale sans y passer tes soirées.
• Le bon de commande est la commande d'un jour donné. Le cadencier est le modèle dont il part.
• Le bon de livraison prouve ce qui est arrivé. Tu le compares à ta commande, puis à la facture.

Un point mérite ton attention : tiens ton cadencier toi-même, ne le laisse pas au fournisseur. Si c'est lui qui garde ton historique, c'est lui qui te « suggère » des produits en plus. Un cadencier à toi te garde maître de ce qui entre en cuisine.

02Ce que doit contenir un cadencier utile

Un cadencier se construit à deux niveaux : le fournisseur, puis le produit.

Les paramètres du fournisseur

Ils se renseignent une fois, puis se vérifient chaque saison :

• les jours de livraison ;
• l'heure limite de commande (le « top horaire ») ;
• le minimum de commande ou le franco de port ;
• le contact, le mode de commande (téléphone, mail, application) ;
• un fournisseur de secours pour les produits critiques.

Les colonnes de chaque produit

Ajoute aussi une colonne « à surveiller » pour les produits saisonniers, ceux dont la consommation change selon la météo ou la carte.

03Cadencier de commande restaurant : comment l'organiser en 6 étapes

1. Un cadencier par fournisseur

Pas de grand tableau fourre-tout. Un fichier ou une feuille par fournisseur, ce qui te permet de raisonner franco, jours et délais fournisseur par fournisseur.

2. Un seul responsable des commandes

Quand chaque chef de partie commande de son côté, tu obtiens des doublons et des franco manqués. Désigne un référent : le chef, le second ou le responsable des achats. Les autres lui remontent leurs besoins, il passe la commande.

3. Une quantité de référence par produit

Pars de ta consommation réelle, pas de ton impression. Relève les quantités commandées sur les 4 à 6 dernières semaines, puis retiens une moyenne par intervalle de livraison. Ajuste ensuite selon les jours forts (vendredi, samedi, événements).

4. Un seuil de stock par produit

Le seuil est le stock de sécurité : ce qui te permet de tenir un service complet si la livraison a du retard ou si la salle explose. Pour un produit frais critique, compte un service. Pour un produit sec facile à dépanner, moins.

5. Un fournisseur de secours par catégorie clé

Viandes, poissons, produits laitiers, fruits et légumes : pour chaque famille, garde au moins un second fournisseur qualifié, avec son propre mini-cadencier. Le jour où une rupture arrive, tu commandes en dix minutes au lieu de chercher.

6. Une mise à jour régulière

Les deux erreurs classiques : ne pas actualiser les délais fournisseurs et oublier la saisonnalité. Prévois un point rapide à chaque changement de carte, et une relecture complète une fois par trimestre.

04Calculer les quantités : un exemple chiffré

Voici la formule de base, assez simple pour tenir sur une feuille Excel :

Prenons la crème liquide d'un restaurant ouvert du mardi au samedi :

• consommation moyenne : 4 L par jour de service ;
• livraisons : mardi, jeudi et samedi matin ;
• stock de sécurité : 4 L (un service) ;
• conditionnement : carton de 6 × 1 L, à 4,20 € le litre (prix d'exemple).

Commande pour la livraison du jeudi. Ce jeudi-là, tu couvres jeudi et vendredi, soit 2 jours.

1. Besoin : 4 L × 2 jours = 8 L.
2. Cible avec sécurité : 8 + 4 = 12 L.
3. Stock constaté mercredi soir : 3 L. C'est sous le seuil de 4 L, donc l'alerte se déclenche.
4. À commander : 12 − 3 = 9 L, soit 1,5 carton. Tu arrondis au carton supérieur : 2 cartons, 12 L.
5. Montant : 12 L × 4,20 € = 50,40 €.

Sans cadencier, beaucoup de cuisines commandent « à l'œil » 3 cartons par prudence. Ce sont 6 L en trop, environ 25 € immobilisés et exposés à la date limite. Sur une centaine de références, ce genre de réflexe pèse vite sur le food cost.

Si une commande est déjà en route, retranche-la du calcul. C'est le moyen le plus sûr d'éviter le doublon.

05Jours de commande et top horaire : le calendrier qui évite les ruptures

Les quantités ne servent à rien si tu commandes trop tard. Pose un calendrier hebdomadaire, visible en cuisine :

Ce tableau sert d'exemple : adapte les horaires aux tiens. Le principe reste le même : un jour, une heure, un référent.

Deux réflexes supplémentaires :

• Regroupe les commandes chez un même fournisseur pour atteindre le franco sans acheter du superflu.
• Garde une marge avant les jours forts : veille de week-end, fêtes, repas de groupe. Ces jours-là, la quantité de référence ne suffit plus, il faut la majorer.

06Réception, avoirs et traçabilité : là où le cadencier se prolonge

Le risque ne se situe pas dans la commande, mais à la réception. Une livraison incomplète non signalée, un produit non conforme, un avoir jamais réclamé : tout ça coûte, et personne ne le voit.

À chaque livraison :

1. Compare le bon de livraison à ta commande.
2. Contrôle l'état des produits et la température.
3. Note les écarts sur le bon avant de signer.
4. Rapproche ensuite la facture. Nous détaillons ce contrôle dans notre article sur comment vérifier une facture fournisseur avec le bon de livraison.

Côté réglementation, la traçabilité est obligatoire pour tous les exploitants alimentaires (règlement CE 178/2002, article 18). Tu dois pouvoir indiquer qui t'a fourni chaque denrée et à quelle date. Conserver tes bons de livraison et tes factures, classés par fournisseur comme ton cadencier, répond à cette exigence. Le règlement ne fixe pas de durée précise : vérifie la durée de conservation recommandée auprès de ta DDPP ou de ton organisation professionnelle.

Le cadencier n'est donc pas un document réglementaire, mais il rend ces vérifications bien plus simples.

07Excel ou logiciel : à quel moment changer ?

Avec 3 ou 4 fournisseurs, un fichier Excel suffit pour démarrer. Un onglet par fournisseur, les colonnes du tableau plus haut, et ça tourne.

Le fichier montre ses limites quand :

• le stock réel n'est plus à jour, donc les seuils ne servent plus à rien ;
• tu as plusieurs restaurants ou plusieurs référents de commande ;
• les écarts de réception et les avoirs se multiplient ;
• les prix changent plus vite que tu ne les ressaisis.

C'est à ce moment que relier cadencier, stock et caisse devient rentable. Pour le stock vendu, la gestion des stocks avec Zelty montre comment le ticket de caisse alimente le décompte.

08Comment le faire avec ROOT

Dans ROOT, le cadencier de commande s'appuie sur les mêmes données que le reste de ta gestion : fournisseurs, mercuriale, stock en temps réel et fiches techniques. Tu retrouves ainsi tes produits, tes conditionnements et tes derniers prix au même endroit.

Concrètement :

• tes fournisseurs et leurs jours de commande sont enregistrés une fois ;
• le stock se décompte chaque nuit à partir des ventes de ta caisse Zelty, ce qui te donne un niveau à jour pour comparer aux seuils ;
• les factures, lues par l'IA depuis une photo ou un PDF, sont rapprochées de la mercuriale : une hausse de prix apparaît sans que tu aies à la chercher ;
• Rooty, le copilote IA, peut répondre à une question du type « qu'est-ce que je dois commander cette semaine ? » avec les données de ton restaurant.

Pour que les seuils restent fiables, il faut un stock vérifié régulièrement. Notre guide sur l'inventaire tournant donne un planning type pour y parvenir sans bloquer ton équipe une journée entière.

Tu veux voir ça sur tes propres fournisseurs ? Essaie ROOT gratuitement pendant 14 jours et monte ton premier cadencier avec ton fournisseur le plus important.