Facture fournisseur restaurant : la vérifier avec le bon de livraison

Pour vérifier une facture fournisseur de restaurant avec le bon de livraison, il faut faire concorder trois documents : la commande, le bon de livraison et la facture. Cet article te donne la check-list complète (prix convenus, quantités, avoirs), un exemple chiffré et la façon de gagner du temps en faisant lire tes factures par l'IA.

01Pourquoi contrôler chaque facture, même chez un fournisseur de confiance

Un écart de facture ne vient presque jamais de la mauvaise foi. Un prix de la veille resté en base, un produit de substitution facturé au tarif de l'original, une caisse refusée au quai mais facturée quand même : ça arrive dans toutes les maisons sérieuses.

Le problème, c'est que ces erreurs passent inaperçues quand tout le monde est dans le coup de feu. Le bon de livraison est signé à 7 h 30 entre deux services, la facture arrive trois jours plus tard, et personne ne les remet côte à côte.

Pris un par un, les écarts semblent minuscules. Additionnés sur l'année, ils pèsent directement sur ton food cost, sans que tu comprennes d'où vient la dérive.

02Les trois documents à faire concorder

Le contrôle repose sur un triangle simple. Chaque côté doit être cohérent avec les deux autres.

La marchandise reçue doit correspondre au bon de livraison, et le bon de livraison à la commande. C'est ce que rappelle la procédure de réception des matières premières, qui insiste aussi sur les contrôles sanitaires : estampille et origine des viandes, marques d'identification des produits de la mer.

03La check-list pour vérifier une facture avec le bon de livraison

On sépare le contrôle en deux temps : au quai, puis au bureau. Le premier évite les litiges, le second les rattrape.

Au quai, à la réception de la marchandise

• Compare la marchandise au bon de livraison, ligne par ligne : quantités, poids, références. Pèse les produits vendus au poids.
• Contrôle les températures et l'état des produits, ainsi que les DLC. Refuse ce qui n'est pas conforme.
• Vérifie les mentions sanitaires : estampille et origine des viandes, marques d'identification des produits de la mer.
• Repère les produits de substitution. Un remplacement doit être signalé, puis accepté ou refusé par toi. Note-le sur le bon.
• Écris tes réserves clairement : « 1 caisse de salade refusée, feuilles brûlées » ou « 9,4 kg livrés pour 10 kg commandés ». Signer un bon vaut acceptation de la livraison, et la mention « sous réserve de déballage » n'a pas de valeur juridique.
• Garde une copie du bon annoté avant de le rendre au livreur : une photo suffit.

Au bureau, quand la facture arrive

1. Rapproche la facture du BL signé. Les quantités facturées doivent être celles qui ont été livrées, pas celles qui ont été commandées.
2. Contrôle chaque prix unitaire par rapport aux prix convenus avec le fournisseur (tarif négocié, mercuriale, devis).
3. Vérifie les remises et conditions prévues : franco, remise de volume, promotion annoncée.
4. Repère les lignes sans bon : un produit facturé qui ne figure sur aucun BL est une alerte.
5. Contrôle les mentions et le calcul : total HT, TVA, total TTC, date d'échéance.
6. Réclame les avoirs pour toute marchandise refusée, manquante ou abîmée, mais facturée.
7. Classe le tout : BL signé, facture et avoir ensemble, de façon à les retrouver en cas de contrôle.

04Ce que dit la loi : mentions et délais de paiement

L'article L441-9 du Code de commerce impose au vendeur de délivrer la facture dès la livraison, et à l'acheteur de la réclamer. Elle doit indiquer :

• le nom et l'adresse des parties ;
• la date de la vente ;
• la quantité et la dénomination précise des produits ;
• le prix unitaire HT et les réductions de prix ;
• la date de règlement, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement (40 € entre professionnels).

Quand tu as établi un bon de commande, la facture doit en reprendre le numéro, ce qui facilite le rapprochement. De nouvelles mentions arrivent avec la facturation électronique (SIREN du client, adresse de livraison, nature de l'opération). Vérifie le calendrier exact auprès de ton comptable.

Côté délais, la DGCCRF rappelle que le délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours nets après l'émission de la facture. Il peut aller jusqu'à 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit, et il est de 30 jours en l'absence de clause.

Un point de prudence : contester une ligne ne suspend pas automatiquement l'échéance. Conteste par écrit, vite, en t'appuyant sur le bon de livraison annoté, et demande à ton comptable comment traiter la partie non contestée.

05Exemple chiffré : une facture à 456,70 € qui en vaut 420,80 €

Prenons une livraison hebdomadaire d'un bistrot de quartier, avec cinq lignes. Les prix convenus sont ceux de la mercuriale.

Trois écarts apparaissent :

• Quantité : 10 kg d'entrecôte facturés pour 9,4 kg livrés, soit 0,6 × 24 = 14,40 € en trop.
• Prix : le beurre est facturé 0,70 € au-dessus du tarif convenu, soit 0,70 × 5 = 3,50 € en trop.
• Avoir manquant : la caisse de salade refusée au quai figure sur la facture, soit 18,00 € à récupérer.

Total : 14,40 + 3,50 + 18,00 = 35,90 € d'écart, soit environ 7,9 % de la facture. Sans le BL annoté, tu ne peux pas le prouver.

À titre d'illustration : si tu trouvais seulement 15 € d'écart en moyenne sur deux livraisons par semaine, cela ferait 30 € par semaine, soit environ 1 500 € sur 50 semaines. Ce chiffre est un exemple, pas une moyenne du secteur. Mesure le tien pendant un mois pour savoir où tu en es.

06Les avoirs : les réclamer, les suivre, les retrouver

Un avoir est un document du fournisseur qui annule ou réduit une facture. Il corrige une erreur de prix, une quantité manquante ou un produit refusé.

Pour qu'il soit rapide à obtenir :

• Réclame-le par écrit (mail ou espace client du fournisseur), avec le numéro de facture, celui du BL et une photo du bon annoté.
• Chiffre la demande ligne par ligne, comme dans le tableau ci-dessus.
• Note la date de ta demande et relance si l'avoir n'arrive pas avant le règlement suivant.
• Vérifie l'avoir reçu : il doit reprendre le bon montant et se rattacher à la bonne facture.

Le piège classique est l'avoir promis par téléphone, jamais émis, et oublié. Garde une liste des avoirs attendus et pointe-la à chaque relevé de compte.

Pense aussi à la conservation : BL signé, facture, avoirs et étiquettes fournisseurs vont ensemble. La durée de conservation des factures dépend du droit fiscal (généralement six ans, à confirmer avec ton comptable).

07Comment le faire avec ROOT

Contrôler à la main fonctionne, mais ça prend du temps, surtout avec cinq ou six fournisseurs par semaine. ROOT automatise la partie la plus fastidieuse : la lecture et le rapprochement des prix.

Le principe :

1. Tu photographies la facture ou tu importes le PDF. L'IA lit les lignes (produit, quantité, prix unitaire) sans ressaisie.
2. Les prix sont rapprochés de ta mercuriale, c'est-à-dire des prix fournisseurs suivis dans le temps. Tu vois tout de suite le beurre facturé 8,90 € alors que ton prix de référence est 8,20 €.
3. Les prix mis à jour alimentent tes fiches techniques. Ton coût de revient reste fidèle à ce que tu paies réellement.

Le contrôle des quantités reste le tien : c'est toi qui as la marchandise sous les yeux au quai. Mais tu passes moins de temps à comparer des colonnes de chiffres, et tu gardes l'historique des prix de chaque fournisseur pour négocier. Pour aller plus loin sur ce sujet, nous détaillons d'autres pistes dans Réduire le food cost de ton restaurant : 7 leviers chiffrés.

Tu peux découvrir les outils ROOT ou tester directement sur tes propres factures pendant l'essai gratuit de 14 jours.

08Facturation électronique : ce que ça change pour tes contrôles

La réforme de la facturation électronique impose progressivement aux entreprises de pouvoir recevoir des factures dématérialisées, puis d'en émettre, selon leur taille. Le calendrier précis évolue : vérifie les dates en vigueur auprès de ton comptable ou de l'administration.

Le contrôle ne disparaît pas pour autant. Une facture reçue sous forme de fichier doit toujours être rapprochée du bon de livraison et des prix convenus. Les ventes de ton restaurant aux particuliers, elles, relèvent d'un régime différent (le e-reporting), qui ne change rien à ta vérification des achats.