Fiche technique restaurant modèle Excel : formules et limites

Tu cherches une fiche technique restaurant modèle Excel qui tienne la route en service ? Voici la structure complète à recopier dans ton tableur, avec ses formules, un exemple chiffré et la liste honnête de ce qu'Excel ne fera jamais seul : suivre les prix, gérer les versions, garder les allergènes à jour.

01Une fiche technique : ce que la loi impose, et ce qu'elle n'impose pas

En restauration commerciale, la fiche technique n'est pas un document obligatoire en soi. C'est un outil de gestion : elle te donne ton coût matière, ta marge et ton prix de vente minimum.

Ce qui est obligatoire, en revanche, c'est l'information sur les 14 allergènes (règlement UE 1169/2011, dit « INCO »). Elle s'applique aussi à la restauration, pour les plats non préemballés. La forme exacte de cette information (écrite, orale avec mention visible) est décrite différemment selon les sources : vérifie le texte sur Légifrance ou service-public.fr.

La traçabilité fait aussi partie de tes obligations d'hygiène. Une fiche reliée à tes références fournisseurs te fait gagner un temps précieux le jour d'un contrôle.

Résultat : une bonne fiche technique sert trois métiers à la fois.

• La gestion : coût de revient, food cost, prix de vente.
• La cuisine : même recette, mêmes grammages, quel que soit le cuisinier.
• La sécurité : allergènes et traçabilité, toujours alignés sur ce qui part en salle.

02Le modèle de fiche technique à recopier dans Excel

Je ne te propose pas de fichier verrouillé à télécharger : voici la structure à recopier dans Excel ou Google Sheets en cinq minutes. Tu la fais évoluer comme tu veux, sans macro ni mot de passe.

L'en-tête de la fiche

Place ces informations en haut de l'onglet :

• nom du plat, identifiant, version et date de mise à jour ;
• rendement : nombre de portions et poids net total ;
• prix de vente TTC et taux de TVA (10 % sur place, 20 % sur l'alcool) ;
• food cost cible, en pourcentage.

Le tableau des ingrédients

Une ligne par ingrédient, avec ces colonnes :

Sous le tableau, ajoute une ligne pour les coûts variables : emballage, consommables, assaisonnement au forfait.

Le bloc de résultats

Quatre cellules suffisent :

• Coût matière total : =SOMME(F10:F25) ;
• Coût par portion : coût total ÷ nombre de portions ;
• Prix de vente HT minimum : coût par portion ÷ food cost cible ;
• Food cost réel : coût par portion ÷ prix de vente HT.

Pense à passer le prix TTC en HT (=prix TTC/1,10 pour une vente sur place) avant tout calcul. Une mise en forme conditionnelle qui colore la cellule en rouge quand le food cost dépasse la cible te donne une alerte visuelle gratuite. Pour la méthode détaillée, tu peux lire notre guide sur le calcul du food cost.

03Un exemple chiffré : le suprême de volaille

Prenons un plat à la carte : suprême de volaille, gratin de pommes de terre, haricots verts, jus. Voici la fiche pour une portion.

Le calcul d'une ligne : pour le suprême, 180 g nets avec 18 % de perte demandent 180 ÷ 0,82 ≈ 220 g bruts. À 9,80 € le kilo, cela fait 0,22 × 9,80 = 2,16 €.

Avec un food cost cible de 30 %, le prix de vente minimum est de 4,30 ÷ 0,30 = 14,33 € HT. Tu affiches le plat à 16 € TTC : cela fait 16 ÷ 1,10 = 14,55 € HT, soit un food cost réel de 4,30 ÷ 14,55 = 29,6 %. Ta marge brute est de 10,25 € par assiette.

Ce modèle fonctionne très bien tant que rien ne bouge. Le problème, c'est que tout bouge.

04Les limites d'Excel pour tes fiches techniques

Un tableur est un excellent point de départ. Mais au bout de quelques mois, trois problèmes apparaissent, toujours les mêmes.

Les prix changent, ta fiche non

Reprenons notre exemple. Ton volailler passe le suprême de 9,80 € à 11,20 € le kilo, soit environ 14 % de hausse. Le coût du suprême devient 0,22 × 11,20 = 2,46 €, et ta portion passe de 4,30 € à 4,60 €.

Ton food cost grimpe de 29,6 % à 31,7 %. Tu perds environ 0,31 € par assiette. Sur 1 200 portions par mois (hypothèse d'exemple), cela fait près de 370 € de marge en moins, sans que personne s'en aperçoive.

Dans Excel, tu dois ressaisir le prix à la main dans chaque fiche qui utilise l'ingrédient. Avec 80 fiches et 15 produits qui bougent, personne ne tient ce rythme sur la durée. Pour agir sur ces dérives, regarde nos leviers pour réduire le food cost.

Les versions se perdent

Tu changes le grammage de la crème, le chef de cuisine modifie la garniture, le saisonnier arrive avec ses habitudes. Dans Excel, tu te retrouves avec « gratin_v2 », « gratin_v2_final » et « gratin_NOUVEAU » sur trois ordinateurs.

Le vrai risque n'est pas l'encombrement. C'est que la cuisine travaille sur une version et que ton coût de revient soit calculé sur une autre.

Les allergènes ne suivent pas

C'est le point le plus sensible. Ton fournisseur change de fond de volaille : le nouveau contient du céleri ou du gluten (à vérifier sur l'étiquette). Ta fiche, elle, n'a pas bougé, et ton tableau d'allergènes en salle non plus.

L'information sur les 14 allergènes est une obligation, pas une option. Il faut aussi pouvoir répondre à un client qui signale une allergie hors liste : l'Anses a identifié des allergènes émergents comme le sarrasin, le kiwi ou le pignon de pin. Sans lien entre fiche, produit et fournisseur, tu devrais rouvrir les fiches une à une pour répondre.

Excel et ROOT, côte à côte

05Comment le faire avec ROOT

Les fiches techniques de ROOT reprennent exactement la logique du modèle ci-dessus : ingrédients, pertes, rendement, coût matière, food cost, allergènes et versions. La différence, c'est que les prix ne dépendent plus de ta mémoire.

Tes factures fournisseurs, envoyées en photo ou en PDF, sont lues par l'IA puis rapprochées de la mercuriale. Cette mercuriale garde l'historique des prix dans le temps, et le coût matière de tes fiches s'appuie dessus. Quand le prix du suprême passe de 9,80 € à 11,20 €, tu vois l'effet sur ton food cost au lieu de le découvrir à l'inventaire.

Autres points concrets :

• Versions : tu modifies une recette sans perdre l'ancienne, donc tu sais quelle fiche était en vigueur à telle date.
• Allergènes : ils sont portés par les ingrédients de la fiche, ce qui évite de les recopier plat par plat.
• Ventes : avec la caisse Zelty, les ventes remontent chaque nuit et le stock est décompté, de quoi rapprocher théorie et réalité.
• Priorités : une fois tes coûts fiables, le menu engineering te montre quels plats mettre en avant.

Si tu veux garder Excel pour démarrer, fais-le. Mais dès que tu dépasses une vingtaine de fiches, ou que tu gères plusieurs restaurants, la maintenance coûte plus cher que l'outil. Tu peux tester ROOT 14 jours gratuitement avec tes propres plats.